Dividir uma tarefa grande demais

Há sempre, numa lista, duas ou três linhas que não se mexem. Relê-se cada dia, não se fazem, e acaba-se por deixar de as ver. Quase sempre, são projetos escritos como se fossem tarefas: «refazer a sala», «organizar as férias», «arrumar as fotografias».

O teste

Uma tarefa é uma coisa que se consegue fazer de uma vez, com o que se tem à mão, e da qual se saberia dizer quando está terminada. Se não conseguires responder a «isto demora quanto tempo?», estás a olhar para um projeto.

Não faz mal ter projetos na lista: o que faz mal é tratá-los como tarefas, porque uma linha que nunca se consegue marcar como feita acaba por ensinar a não esperar nada da lista.

A pergunta que destrava

Uma só: qual é a primeira coisa exequível, em menos de vinte minutos, sem depender de ninguém?

Para «refazer a sala»: medir a parede do fundo. Para «organizar as férias»: escolher as duas semanas e escrevê-las nalgum lado. Para «arrumar as fotografias»: arrumar o mês de junho, e só esse. Estas primeiras etapas parecem ridículas em comparação com o projeto — é sinal de que estão certas.

Não dividas tudo

A tentação, uma vez lançada, é planear tudo: as doze etapas, por ordem, com datas. Isso dá um belo plano e uma segunda forma de paralisia, porque se volta a olhar para uma montanha.

Duas ou três etapas bastam. O resto torna-se muito mais claro assim que a primeira é ultrapassada — muitas vezes, aliás, a continuação não se parece nada com o que se tinha previsto.

Quando a primeira etapa continua sem se fazer

Duas causas, em geral. Ou ainda é grande demais: divide mais, até parecer parvo. Ou falta-te alguma coisa — uma informação, uma decisão que não depende de ti, um momento calmo. Nesse caso, a verdadeira tarefa é nomear o que falta: «perguntar a X se concorda», «decidir se ficamos com a mesa».

Uma decisão por tomar parece-se muito com procrastinação, mas não se resolve da mesma forma: resolve-se colocando-a como uma linha à parte, com um momento reservado para a tomar.

O caso particular das tarefas que dão medo

Algumas linhas não se arrastam por serem grandes, mas por serem desagradáveis: uma chamada que se receia, uma resposta a dar, uma consulta médica. Dividir ajuda na mesma — «encontrar o número» é neutro, «ligar» não é — mas fica sempre a parte difícil.

Para essas, a única coisa que funciona mesmo é dar-lhes um momento preciso no dia, cedo, e não pôr nada mesmo antes. O resto é coragem, e nenhuma lista a fornece.

Perguntas frequentes