Dividir una tarea demasiado grande

Siempre hay, en una lista, dos o tres líneas que no se mueven. Se releen cada día, no se hacen, y se acaban dejando de ver. Casi siempre son proyectos escritos como tareas: «rehacer el salón», «organizar las vacaciones», «ordenar las fotos».

La prueba

Una tarea es algo que se puede hacer de una vez, con lo que se tiene a mano, y de lo que se sabría decir cuándo está terminado. Si no puedes responder a «¿cuánto tiempo lleva?», estás mirando un proyecto.

No pasa nada por tener proyectos en la lista: lo que sí pasa es tratarlos como tareas, porque una línea que no se puede marcar acaba enseñando a no esperar nada de la lista.

La pregunta que desbloquea

Una sola: ¿cuál es la primera cosa realizable, en menos de veinte minutos, sin depender de nadie?

Para «rehacer el salón»: medir la pared del fondo. Para «organizar las vacaciones»: elegir las dos semanas y escribirlas en algún sitio. Para «ordenar las fotos»: ordenar el mes de junio, y solo ese. Estos primeros pasos parecen ridículos comparados con el proyecto — es la señal de que son buenos.

No lo dividas todo

La tentación, una vez lanzada, es planificarlo todo: los doce pasos, en orden, con fechas. Da un bonito plan y una segunda forma de parálisis, porque se vuelve a mirar una montaña.

Dos o tres pasos bastan. El resto se aclara mucho una vez superado el primero — a menudo, además, lo que sigue no se parece en nada a lo previsto.

Cuando el primer paso sigue sin hacerse

Dos causas, en general. Todavía es demasiado grande: divide otra vez, hasta que parezca una tontería. O bien te falta algo — una información, una decisión que no depende de ti, un momento tranquilo. En ese caso, la verdadera tarea es nombrar lo que falta: «preguntar a X si está de acuerdo», «decidir si nos quedamos la mesa».

Una decisión no tomada se parece mucho a la procrastinación, pero no se resuelve igual: se resuelve poniéndola como una línea aparte, con un momento para tomarla.

El caso especial de las tareas que dan miedo

Algunas líneas no se quedan ahí porque sean grandes, sino porque son desagradables: una llamada que se teme, una respuesta que hay que dar, una cita médica. Dividir ayuda de todos modos — «encontrar el número» es neutro, «llamar» no lo es — y suele quedar la parte difícil.

Para esas, lo único que funciona de verdad es darles un momento preciso en el día, temprano, y no poner nada justo antes. El resto es valor, y ninguna lista lo proporciona.

Preguntas frecuentes