Een te grote taak opdelen

In elke lijst staan altijd twee of drie regels die niet bewegen. Je leest ze elke dag opnieuw, je doet ze niet, en uiteindelijk zie je ze niet meer. Bijna altijd zijn het projecten die als taken zijn opgeschreven: 'de woonkamer opnieuw inrichten', 'de vakantie organiseren', 'de foto's sorteren'.

De test

Een taak is iets dat je in één keer kunt doen, met wat je bij de hand hebt, en waarvan je zou kunnen zeggen wanneer het klaar is. Als je niet kunt antwoorden op 'hoelang duurt dit?', kijk je naar een project.

Het is niet erg om projecten in je lijst te hebben: het is erg om ze als taken te behandelen, want een regel die je niet kunt afvinken, leert je uiteindelijk niets meer van de lijst te verwachten.

De vraag die loswrikt

Er is er maar één: wat is het eerste haalbare ding, in minder dan twintig minuten, zonder van iemand anders af te hangen?

Voor 'de woonkamer opnieuw inrichten': de achtermuur opmeten. Voor 'de vakantie organiseren': de twee weken kiezen en ze ergens opschrijven. Voor 'de foto's sorteren': alleen de maand juni sorteren. Deze eerste stappen lijken belachelijk klein vergeleken met het project — dat is precies het teken dat ze goed zijn.

Deel niet alles op

De verleiding, eenmaal begonnen, is om alles te plannen: de twaalf stappen, in volgorde, met data. Dat levert een mooi plan op en een tweede vorm van verlamming, want je kijkt weer naar een berg.

Twee of drie stappen zijn genoeg. De rest wordt veel duidelijker zodra de eerste is gezet — trouwens, vaak lijkt het vervolg helemaal niet op wat je had voorzien.

Als de eerste stap nog steeds niet lukt

Meestal twee oorzaken. Hij is nog te groot: deel nog een keer op, tot het bijna belachelijk klein lijkt. Of je mist iets — informatie, een beslissing die niet van jou afhangt, een rustig moment. In dat geval is de echte taak: benoemen wat ontbreekt — 'aan X vragen of hij akkoord is', 'beslissen of we de tafel houden'.

Een niet-genomen beslissing lijkt sterk op uitstelgedrag, maar los je niet op dezelfde manier op: je lost het op door hem als aparte regel neer te zetten, met een moment om hem te nemen.

Het bijzondere geval van taken waar je bang voor bent

Sommige regels blijven niet liggen omdat ze groot zijn, maar omdat ze onprettig zijn: een telefoontje waar je tegenop ziet, een antwoord dat je moet geven, een doktersafspraak. Opdelen helpt toch — 'het nummer opzoeken' is neutraal, 'bellen' niet — maar vaak blijft het moeilijke deel over.

Voor die taken werkt maar één ding echt: er een precies moment in de dag voor geven, vroeg, en er niets vlak voor te zetten. De rest is moed, en geen enkele lijst levert die.

Veelgestelde vragen