De twee-minutenregel: wat hij écht oplost

De regel past in één zin: als iets minder dan twee minuten kost, doe het dan meteen in plaats van het op te schrijven. Hij komt uit Getting Things Done, het boek van David Allen uit 2001, waar hij dient om te sorteren: voor een stapel post of een mailbox kost het opschrijven van een piepklein verzoek meer tijd en aandacht dan het meteen afhandelen.

Wat hij heel goed doet

Hij voorkomt dat de lijst vol stof komt te liggen. 'Ja, donderdag' antwoorden op een bericht, de was uit de machine halen, het document in de juiste map opbergen, de folder weggooien: die dingen opschrijven duurt langer dan ze doen, en bovendien stapelen ze zich snel op. Een lijst waar vijftien microtaken op blijven liggen, wordt onleesbaar en verbergt de drie regels die er echt toe doen.

Hij heeft een tweede effect, minder voor de hand liggend: hij vermindert het aantal keren dat je hetzelfde ding opnieuw oppakt. Een voorwerp dat je drie keer verplaatst voordat je het opbergt, heeft meer gekost dan het opbergen zelf. De twee-minutenregel breekt die lussen.

De eerste valkuil: de hele dag in stukjes van twee minuten

Zonder rem toegepast, levert hij dagen op die volledig uit kleine dingen bestaan. Elke onderbreking is op zichzelf te rechtvaardigen; achter elkaar gezet vreten ze de tijdsblokken op waarin je vooruitgang had kunnen boeken op de ene taak die er echt toe deed.

De rem is simpel: de regel geldt op het moment van sorteren, niet doorlopend. Als je je berichten doorneemt of je hoofd leegmaakt, ja. Als je midden in een taak zit die concentratie vraagt, nee: wat er dan binnenkomt, schrijf je op en het wacht.

De tweede valkuil: denken dat hij uitstelgedrag geneest

Wat je al drie weken voor je uit schuift, kost nooit twee minuten. 'De verzekering bellen' duurt twintig minuten, 'de aangifte doen' twee uur, 'de kelder opruimen' een hele zaterdag. De regel grijpt daar niet op aan, en hem als algemene methode gebruiken geeft vooral het frustrerende gevoel heel druk te zijn zonder iets vooruit te helpen.

Voor die taken is de juiste vraag niet 'kost dit minder dan twee minuten?' maar 'wat is de kleinste eerste stap?'. Het nummer opzoeken, de map openen, een doos tevoorschijn halen. Die stap kost vaak wél twee minuten — en zo komen de twee regels weer bij elkaar.

Hoe je hem gebruikt zonder erover na te denken

Bewaar hem voor drie momenten: als je je lijst schrijft, als je je berichten doorleest, en als je 's avonds opruimt. Op die drie momenten wordt alles wat piepklein is gedaan, en de rest wordt in drie woorden opgeschreven.

En als je twijfelt — is het twee minuten of tien? — schrijf het dan op. Een opgeschreven taak kost bijna niets; een verkeerd ingeschatte onderbreking kost je de draad van waar je mee bezig was.

Veelgestelde vragen