La regola dei due minuti: cosa risolve davvero

La regola sta in una frase: se una cosa richiede meno di due minuti, falla subito invece di scriverla. Viene da Getting Things Done, il libro di David Allen uscito nel 2001, dove serve allo smistamento: davanti a una pila di posta o a una casella mail, annotare una richiesta minuscola costa più tempo e attenzione che risolverla sul posto.

Cosa fa molto bene

Impedisce alla lista di riempirsi di polvere. Rispondere «sì, giovedì» a un messaggio, tirare fuori il bucato dalla lavatrice, archiviare il documento nella cartella giusta, buttare il volantino: scrivere queste cose richiede più tempo che farle, e soprattutto si accumulano in fretta. Una lista dove si trascinano quindici micro-compiti diventa illeggibile, e nasconde le tre righe che contano davvero.

Ha un secondo effetto, meno evidente: riduce il numero di volte in cui si ritorna sulla stessa cosa. Un oggetto che si sposta tre volte prima di riporlo è costato più caro del riordino stesso. La regola dei due minuti spezza questi cicli.

La prima trappola: l'intera giornata in due minuti

Applicata senza paletti, produce giornate interamente composte di piccole cose. Ogni interruzione è giustificabile singolarmente; messe una dietro l'altra, divorano i blocchi di tempo in cui si sarebbe potuto avanzare sull'unico compito che contava.

Il paletto è semplice: la regola si applica al momento dello smistamento, non in continuo. Quando scorri i tuoi messaggi o svuoti la testa, sì. Quando sei nel mezzo di un compito che richiede concentrazione, no: quello che arriva si scrive e aspetta.

La seconda trappola: credere che curi la procrastinazione

Quello che si rimanda da tre settimane non richiede mai due minuti. «Chiamare l'assicurazione» dura venti minuti, «fare la dichiarazione» due ore, «riordinare la cantina» un sabato intero. La regola non ha presa su questo, e usarla come metodo generale dà soprattutto la sensazione frustrante di essere molto occupata senza avanzare in nulla.

Per questi compiti, la domanda giusta non è «ci vogliono meno di due minuti?» ma «qual è il più piccolo primo passo?». Trovare il numero, aprire la cartella, tirare fuori uno scatolone. Quel passo, spesso, richiede due minuti — ed è così che le due regole si ricongiungono.

Come usarla senza pensarci

Tienila per tre momenti: quando scrivi la tua lista, quando rileggi i tuoi messaggi, e quando riordini la sera. In questi tre momenti, tutto ciò che è minuscolo si fa, e il resto si scrive in tre parole.

E se esiti — sono due minuti o dieci? — scrivilo. Un compito scritto non costa quasi nulla; un'interruzione mal valutata costa il filo di quello che stavi facendo.

Domande frequenti