Métodos
A regra dos dois minutos: o que ela resolve mesmo
Se demora menos de dois minutos, faz agora. A regra é boa — desde que saibas quando não é.
A regra cabe numa frase: se uma coisa demora menos de dois minutos, faz-a já em vez de a escreveres. Vem de Getting Things Done, o livro de David Allen publicado em 2001, onde serve para organizar: perante uma pilha de correio ou uma caixa de e-mail, anotar um pedido minúsculo custa mais tempo e atenção do que resolvê-lo ali mesmo.
O que ela faz muito bem
Impede a lista de se encher de poeira. Responder «sim, quinta-feira» a uma mensagem, tirar a roupa da máquina, arquivar o documento na pasta certa, deitar fora o folheto: escrever estas coisas demora mais do que fazê-las, e sobretudo, acumulam-se depressa. Uma lista onde se arrastam quinze micro-tarefas torna-se ilegível, e esconde as três linhas que realmente contam.
Tem um segundo efeito, menos óbvio: reduz o número de vezes que se volta à mesma coisa. Um objeto que se desloca três vezes antes de ser arrumado custou mais caro do que a própria arrumação. A regra dos dois minutos quebra esses ciclos.
A primeira armadilha: o dia inteiro em fatias de dois minutos
Aplicada sem travões, produz dias inteiramente compostos por coisas pequenas. Cada interrupção é justificável individualmente; somadas umas às outras, comem os blocos de tempo em que se poderia ter avançado na única tarefa que realmente contava.
O travão é simples: a regra aplica-se no momento da organização, não de forma contínua. Quando passas em revista as tuas mensagens ou esvazias a cabeça, sim. Quando estás a meio de uma tarefa que exige concentração, não: o que chega escreve-se e espera.
A segunda armadilha: acreditar que ela cura a procrastinação
O que se adia há três semanas nunca demora dois minutos. «Ligar ao seguro» demora vinte minutos, «fazer a declaração de impostos» duas horas, «arrumar a cave» um sábado. A regra não pega nisso, e usá-la como método geral dá sobretudo a sensação frustrante de estar muito ocupada sem avançar nada.
Para estas tarefas, a pergunta certa não é «será que demora menos de dois minutos?» mas sim «qual é a menor primeira etapa possível?». Encontrar o número, abrir a pasta, tirar uma caixa. Essa etapa, muitas vezes, demora dois minutos — e é assim que as duas regras se encontram.
Como usá-la sem pensar nisso
Reserva-a para três momentos: quando escreves a tua lista, quando relês as tuas mensagens, e quando arrumas à noite. Nesses três momentos, tudo o que é minúsculo faz-se, e o resto escreve-se em três palavras.
E se hesitares — são dois minutos ou dez? — escreve-o. Uma tarefa escrita quase não custa nada; uma interrupção mal avaliada custa-te o fio do que estavas a fazer.
Perguntas frequentes
De onde vem exatamente esta regra?
De «Getting Things Done», de David Allen (2001), onde serve para organizar o correio e os pedidos: o que se resolve em menos de dois minutos custa mais caro a anotar do que a fazer.
Porquê dois minutos e não cinco?
O número é arbitrário, e o próprio Allen o diz. Dois minutos é curto o suficiente para que a interrupção fique indolor; para além disso, passa-se o dia inteiro a fazer coisas pequenas.
Isto funciona contra a procrastinação?
Não muito. O que se adia ultrapassa quase sempre os dois minutos. Para isso, o método certo é dividir até obter uma primeira etapa exequível.
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Dividir uma tarefa grande demais
O que se arrasta há três semanas é quase sempre um projeto escrito como se fosse uma tarefa. A saída cabe numa pergunta.
O resto, escreve-o
O que demora mais de dois minutos anota-se em três palavras, e espera a sua vez.
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