Eine zu große Aufgabe zerlegen

In jeder Liste gibt es immer zwei oder drei Zeilen, die sich nicht bewegen. Man liest sie jeden Tag, erledigt sie nicht, und irgendwann sieht man sie gar nicht mehr. Fast immer sind es Projekte, die wie Aufgaben geschrieben wurden: „das Wohnzimmer neu machen", „den Urlaub organisieren", „die Fotos sortieren".

Der Test

Eine Aufgabe ist etwas, das man am Stück erledigen kann, mit dem, was man zur Hand hat, und bei dem man sagen könnte, wann es fertig ist. Kannst du die Frage „wie lange dauert das?" nicht beantworten, schaust du auf ein Projekt.

Es ist kein Problem, Projekte in seiner Liste zu haben: Problematisch ist, sie wie Aufgaben zu behandeln, denn eine Zeile, die man nicht abhaken kann, bringt einem irgendwann bei, nichts mehr von der Liste zu erwarten.

Die Frage, die entsperrt

Nur eine: Was ist die erste machbare Sache, in weniger als zwanzig Minuten, ohne von jemandem abzuhängen?

Für „das Wohnzimmer neu machen": die Rückwand ausmessen. Für „den Urlaub organisieren": die zwei Wochen auswählen und sie irgendwo aufschreiben. Für „die Fotos sortieren": nur den Monat Juni sortieren, sonst nichts. Diese ersten Schritte wirken lächerlich im Vergleich zum Projekt – das ist das Zeichen, dass sie gut sind.

Zerleg nicht alles

Die Versuchung, sobald man angefangen hat, ist, alles durchzuplanen: die zwölf Schritte, in Reihenfolge, mit Daten. Das ergibt einen schönen Plan und eine zweite Form der Lähmung, denn man schaut wieder auf einen ganzen Berg.

Zwei oder drei Schritte reichen. Der Rest wird viel klarer, sobald der erste geschafft ist – oft sieht die Fortsetzung übrigens ganz anders aus, als man erwartet hatte.

Wenn selbst der erste Schritt nicht klappt

Meist zwei Ursachen. Er ist noch zu groß: zerleg weiter, bis es albern wirkt. Oder es fehlt dir etwas – eine Information, eine Entscheidung, die nicht von dir abhängt, ein ruhiger Moment. In diesem Fall besteht die eigentliche Aufgabe darin, zu benennen, was fehlt: „X fragen, ob er einverstanden ist", „entscheiden, ob wir den Tisch behalten".

Eine nicht getroffene Entscheidung sieht Prokrastination sehr ähnlich, wird aber anders gelöst: indem man sie als eigene Zeile aufschreibt, mit einem Moment, um sie zu treffen.

Der Sonderfall der Aufgaben, vor denen man Angst hat

Manche Zeilen bleiben nicht liegen, weil sie groß sind, sondern weil sie unangenehm sind: ein Anruf, vor dem man sich fürchtet, eine Antwort, die gegeben werden muss, ein Arzttermin. Zerlegen hilft trotzdem – „die Nummer finden" ist neutral, „anrufen" nicht – und oft bleibt der schwierige Teil trotzdem übrig.

Für diese Fälle funktioniert wirklich nur eines: ihnen einen genauen Moment im Tag zu geben, früh, und direkt davor nichts einzuplanen. Der Rest ist Mut, und keine Liste liefert den.

Häufige Fragen