Três tarefas por dia, e mais nada

Escrever doze linhas de manhã dá a impressão de estar organizada. Na prática, é um dia perdido à partida: às 18h vão restar sete, e a única informação que a lista terá produzido é uma sensação de fracasso. A regra dos três inverte a aposta — escreve-se o que se consegue terminar.

Porquê três

O número não tem nada de científico. É simplesmente pequeno o suficiente para que um dia normal, com as suas reuniões, os seus trajetos e os seus imprevistos, o consiga absorver; e grande o suficiente para se avançar mesmo. Dois é frustrante. Cinco não aguenta nos dias normais.

O efeito mais importante não é a produtividade, é o regresso. Uma lista terminável dá vontade de ser reaberta no dia seguinte. Uma lista nunca terminada ensina o olhar a evitá-la, e uma lista que se evita já não serve para nada.

Como escolher as três

Escolhe uma com uma prazo real — algo que tem uma consequência verdadeira se não for feito hoje. Uma segunda que faz avançar algo importante mas nunca urgente: é essa que, de outro modo, nunca vai ser feita. E uma terceira pequena, que te livra de um peso que carregas há duas semanas.

Esta mistura evita dois tipos de dia igualmente maus: aquele que só tem urgências, e aquele que só tem projetos, em que não se marca nada como feito.

Os compromissos não contam

Um compromisso não é uma tarefa: não ocupa a mesma energia e não se escolhe. As três linhas vêm juntar-se ao que calha a uma hora fixa — senão, uma terça-feira com três reuniões estaria «cheia» sem que nada tivesse avançado.

Dito isto, se o dia tiver cinco compromissos, uma única linha basta. A regra dos três é um teto, não uma quota.

O resto não desaparece

É a pergunta que surge sempre: o que acontece às outras dezassete? Ficam na lista completa, sem data, consultáveis a qualquer momento. A diferença é que já não te olham durante o dia. Voltam a ser vistas quando se escolhem as três linhas do dia seguinte — ou seja, uma vez por dia, no momento previsto para isso.

E uma boa parte delas vai acabar apagada sem ter sido feita. É uma ótima notícia: são as que não precisavam de existir.

Perguntas frequentes