Drie taken per dag, en niets anders

Twaalf regels opschrijven in de ochtend geeft het gevoel georganiseerd te zijn. In de praktijk is het een dag die al bij voorbaat verloren is: om 18 uur zijn er nog zeven over, en het enige wat de lijst heeft opgeleverd is een gevoel van mislukking. De regel van drie draait de inzet om — je schrijft op wat je kunt afmaken.

Waarom drie

Het getal is niet wetenschappelijk. Het is gewoon klein genoeg zodat een gewone dag, met zijn vergaderingen, reistijd en verrassingen, het kan opvangen; en groot genoeg om echt vooruitgang te boeken. Twee is frustrerend. Vijf houdt geen stand op gewone dagen.

Het belangrijkste effect is niet de productiviteit, maar de terugkeer. Een afmaakbare lijst geeft zin om de volgende dag weer geopend te worden. Een lijst die nooit klaar is, leert je oog haar te mijden, en een lijst die je mijdt, dient nergens meer voor.

Hoe je de drie kiest

Neem er één met een echte deadline — iets met een echt gevolg als het vandaag niet gebeurt. Een tweede die iets vooruithelpt dat belangrijk is maar nooit urgent: dat is degene die anders nooit wordt gedaan. En een derde, klein, die je verlost van iets dat al twee weken op je drukt.

Deze mix voorkomt twee typen dagen die allebei even slecht zijn: de dag die alleen uit spoedgevallen bestaat, en de dag die alleen uit projecten bestaat, waarin je niets afvinkt.

Afspraken tellen niet mee

Een afspraak is geen taak: hij vraagt niet dezelfde energie en je kiest hem niet zelf. De drie regels komen bovenop wat er op een vast tijdstip gebeurt — anders zou een dinsdag met drie vergaderingen 'vol' zijn zonder dat er iets vooruit is gegaan.

Dat gezegd hebbende, als de dag vijf afspraken telt, is één regel genoeg. De regel van drie is een plafond, geen quotum.

De rest verdwijnt niet

Dit is de vraag die altijd komt: wat gebeurt er met de andere zeventien? Die blijven in de volledige lijst staan, zonder datum, altijd te raadplegen. Het verschil is dat ze je overdag niet meer aankijken. Je bekijkt ze opnieuw als je de drie regels van de volgende dag kiest — dus één keer per dag, op het moment dat daarvoor is bedoeld.

En een flink deel ervan zal uiteindelijk worden verwijderd zonder ooit te zijn gedaan. Dat is uitstekend nieuws: dat zijn de taken die niet hoefden te bestaan.

Veelgestelde vragen