Drei Aufgaben am Tag, und nichts sonst

Am Morgen zwölf Zeilen zu schreiben, vermittelt das Gefühl, organisiert zu sein. In der Praxis ist es ein von vornherein verlorener Tag: Um 18 Uhr sind noch sieben übrig, und die einzige Information, die die Liste geliefert hat, ist ein Gefühl des Scheiterns. Die Drei-Regel dreht die Wette um – man schreibt, was man zu Ende bringen kann.

Warum drei

Die Zahl hat nichts Wissenschaftliches an sich. Sie ist einfach klein genug, damit ein gewöhnlicher Tag mit seinen Meetings, Wegen und Zwischenfällen sie aufnehmen kann, und groß genug, damit man wirklich vorankommt. Zwei ist frustrierend. Fünf hält an normalen Tagen nicht.

Der wichtigste Effekt ist nicht die Produktivität, sondern die Wiederkehr. Eine Liste, die man zu Ende bringen kann, macht Lust, sie am nächsten Tag wieder zu öffnen. Eine nie fertige Liste bringt dem Auge bei, sie zu meiden, und eine gemiedene Liste nützt nichts mehr.

Wie man die drei auswählt

Nimm eine mit einer echten Frist – etwas, das eine echte Konsequenz hat, wenn es heute nicht erledigt wird. Eine zweite, die etwas Wichtiges, aber nie Dringendes voranbringt: die, die sonst nie erledigt würde. Und eine dritte, kleine, die dich von etwas befreit, das seit zwei Wochen lastet.

Diese Mischung verhindert zwei gleich schlechte Tagtypen: den, der nur aus Dringlichkeiten besteht, und den, der nur aus Projekten besteht, bei dem man nichts abhakt.

Termine zählen nicht

Ein Termin ist keine Aufgabe: Er beansprucht nicht dieselbe Energie, und er wird nicht ausgewählt. Die drei Zeilen kommen zusätzlich zu dem, was zu einer festen Uhrzeit ansteht – sonst wäre ein Dienstag mit drei Meetings „voll", ohne dass irgendetwas vorangekommen wäre.

Allerdings: Wenn der Tag fünf Termine zählt, reicht eine einzige Zeile. Die Drei-Regel ist eine Obergrenze, kein Kontingent.

Der Rest verschwindet nicht

Das ist die Frage, die immer kommt: Was wird aus den anderen siebzehn? Sie bleiben in der vollständigen Liste, ohne Datum, jederzeit einsehbar. Der Unterschied ist, dass sie dich während des Tages nicht mehr ansehen. Man sieht sie wieder, wenn man die drei Zeilen für den nächsten Tag auswählt – also einmal am Tag, zu dem dafür vorgesehenen Moment.

Und ein guter Teil von ihnen wird am Ende gelöscht, ohne erledigt worden zu sein. Das ist eine ausgezeichnete Nachricht: Das waren die, die gar nicht existieren mussten.

Häufige Fragen