Time blocking, sem agenda de ministro

O time blocking consiste em reservar pedaços do dia para uma coisa precisa, em vez de listar tarefas na esperança de arranjar tempo. A ideia é antiga; volta regularmente, impulsionada nos últimos anos por Cal Newport e o seu trabalho sobre concentração.

A sua versão mais conhecida é também a menos sustentável: o planeamento completo, das 8h às 19h, cada meia hora atribuída. Funciona um dia, por vezes dois, depois uma chamada estende-se, um comboio atrasa-se, e o plano transforma-se numa lista de censuras com hora marcada.

Dois blocos já são todo o benefício

O que o time blocking traz mesmo não é o controlo do dia, é a proteção de dois ou três momentos. Um bloco de noventa minutos de manhã para a coisa que conta. Um bloco de trinta minutos ao fim do dia para os e-mails, os lembretes, as coisas pequenas. É só isso.

O resto do dia não precisa de ser planeado. Está cheio de reuniões, imprevistos e tempos mortos, e tentar controlá-lo produz sobretudo dececão. O que importa é que os dois blocos, esses, existam — e que sirvam apenas para aquilo para que foram criados.

Três regras para que aguente

Um bloco, uma coisa. «Trabalhar no dossiê» é um bloco. «Avançar em várias coisas» não é: é tempo livre disfarçado, e vai encher-se de mensagens.

Um bloco é mais curto do que julgas. Noventa minutos de concentração real valem mais do que três horas de atenção interrompida. Marcar blocos de três horas garante que serão corroídos aos poucos.

Um bloco falhado não se recupera. Volta no dia seguinte, no seu lugar habitual. É a única forma de não construir uma dívida de tempo que, ao fim de duas semanas, torna tudo absurdo.

A duração, a informação que falta à maioria das listas

Uma lista de tarefas sem duração é uma promessa às cegas. Seis linhas podem representar quarenta minutos ou seis horas, e só se descobre isso às 16h. Escrever uma duração aproximada ao lado de cada linha — dez minutos, uma hora — muda a forma de escolher o dia: vê-se logo que não encaixa, antes de começar.

A estimativa vai estar errada, muitas vezes por um fator de dois. Não faz mal: mesmo errada, impede de escrever um dia de onze horas dentro de um dia de seis.

Uma semana de teste

Marca um único bloco por dia durante cinco dias, sempre à mesma hora, para o mesmo tipo de trabalho. Anota o que acontece: é cumprido? Para que serve mesmo? O que o interrompe?

Ao fim de uma semana, vais saber duas coisas úteis: a que hora do dia és capaz de te concentrares, e o que vem sistematicamente comer esse momento. É mais precioso do que um planeamento perfeito — e é isso que permite marcar um segundo bloco.

Perguntas frequentes