Il time blocking, senza agenda da ministro

Il time blocking consiste nel riservare porzioni di giornata per una cosa precisa, invece di elencare compiti sperando di trovare il tempo. L'idea è antica; torna regolarmente, portata negli ultimi anni da Cal Newport e dal suo lavoro sulla concentrazione.

La sua versione più conosciuta è anche la meno sostenibile: la pianificazione completa, dalle 8 alle 19, ogni mezz'ora assegnata. Funziona per una giornata, a volte due, poi una chiamata sfora, un treno è in ritardo, e il piano diventa una lista di rimproveri con l'orario.

Due blocchi sono già tutto il beneficio

Quello che il time blocking porta davvero non è il controllo della giornata, è la protezione di due o tre momenti. Un blocco di novanta minuti al mattino per la cosa che conta. Un blocco di trenta minuti a fine giornata per le mail, i promemoria, le piccole cose. Tutto qui.

Il resto della giornata non ha bisogno di essere pianificato. È pieno di riunioni, imprevisti e tempi morti, e cercare di controllarlo produce soprattutto delusione. Quello che conta è che i due blocchi, loro, esistano — e che servano solo a ciò per cui sono stati fissati.

Tre regole perché regga

Un blocco, una cosa. «Lavorare sul dossier» è un blocco. «Avanzare su un sacco di cose» non lo è: è tempo libero travestito, e si riempirà di messaggi.

Un blocco è più corto di quanto credi. Novanta minuti di concentrazione reale valgono tre ore di attenzione frammentata. Fissare blocchi di tre ore garantisce che verranno rosicchiati.

Un blocco mancato non si recupera. Torna il giorno dopo, al suo posto abituale. È l'unico modo per non costruire un debito di tempo che, dopo due settimane, rende tutto assurdo.

La durata, l'informazione che manca alla maggior parte delle liste

Una lista di compiti senza durata è una promessa alla cieca. Sei righe possono rappresentare quaranta minuti o sei ore, e lo si scopre solo alle 16. Scrivere una durata approssimativa accanto a ogni riga — dieci minuti, un'ora — cambia il modo di scegliere la propria giornata: si vede subito che non regge, prima ancora di cominciare.

La stima sarà sbagliata, spesso di un fattore due. Non è grave: anche sbagliata, impedisce di scrivere una giornata di undici ore dentro una giornata di sei.

Una settimana di prova

Fissa un solo blocco al giorno per cinque giorni, sempre nello stesso momento, per lo stesso tipo di lavoro. Annota cosa succede: viene rispettato? A cosa serve davvero? Cosa lo interrompe?

Dopo una settimana, saprai due cose utili: in quale momento della giornata sei capace di concentrarti, e cosa arriva sistematicamente a divorare quel momento. È più prezioso di un piano perfetto — ed è quello che permette di fissarne un secondo.

Domande frequenti