Time blocking, zonder ministersagenda

Time blocking bestaat eruit stukken van de dag te reserveren voor iets precies, in plaats van taken op te sommen in de hoop dat je er tijd voor vindt. Het idee is oud; het komt de laatste jaren regelmatig terug, gedragen door Cal Newport en zijn werk over concentratie.

De bekendste versie is ook de minst houdbare: de volledige planning, van 8 tot 19 uur, elk halfuur toegewezen. Dat werkt één dag, soms twee, en dan loopt een telefoongesprek uit, komt een trein te laat, en verandert het plan in een lijst met tijdgestempelde verwijten.

Twee blokken, dat is al het hele voordeel

Wat time blocking je écht oplevert, is niet de controle over de dag, maar de bescherming van twee of drie momenten. Een blok van negentig minuten 's ochtends voor het ding dat ertoe doet. Een blok van dertig minuten aan het eind van de dag voor mails, herinneringen, kleine dingen. Dat is alles.

De rest van de dag hoeft niet gepland te worden. Hij zit vol vergaderingen, verrassingen en dode tijd, en proberen dat te beheersen levert vooral teleurstelling op. Wat telt, is dat de twee blokken zelf bestaan — en dat ze alleen worden gebruikt waarvoor ze zijn neergezet.

Drie regels om het te laten standhouden

Eén blok, één ding. 'Aan het dossier werken' is een blok. 'Vooruitgang boeken op van alles' is er geen: dat is vrije tijd in vermomming, en hij zal zich vullen met berichten.

Een blok is korter dan je denkt. Negentig minuten echte concentratie zijn evenveel waard als drie uur onderbroken aandacht. Blokken van drie uur neerzetten garandeert dat ze zullen worden aangevreten.

Een gemist blok haal je niet in. Het komt de volgende dag terug, op zijn gebruikelijke plek. Dat is de enige manier om geen tijdschuld op te bouwen die na twee weken het hele systeem absurd maakt.

De tijdsduur, de informatie die de meeste lijsten missen

Een takenlijst zonder tijdsduur is een blinde belofte. Zes regels kunnen veertig minuten of zes uur voorstellen, en dat ontdek je pas om 16 uur. Een geschatte tijdsduur bij elke regel schrijven — tien minuten, een uur — verandert de manier waarop je je dag kiest: je ziet meteen dat hij niet past, nog voordat je begint.

De schatting zal fout zijn, vaak met een factor twee. Dat is niet erg: ook al is ze fout, ze voorkomt dat je een dag van elf uur probeert te schrijven in een dag van zes.

Een week uitproberen

Zet vijf dagen lang maar één blok per dag neer, altijd op hetzelfde moment, voor hetzelfde soort werk. Noteer wat er gebeurt: houd je hem vol? Waar dient hij écht voor? Wat onderbreekt hem?

Na een week weet je twee nuttige dingen: op welk moment van de dag je in staat bent je te concentreren, en wat dat moment systematisch komt opeten. Dat is waardevoller dan een perfecte planning — en dat is wat je in staat stelt er een tweede neer te zetten.

Veelgestelde vragen