Uma nota ainda não é uma tarefa

Há dois tipos de coisas que escrevemos. As que vamos fazer — ligar, enviar, comprar — e as que só queremos guardar: um código de porta, uma ideia de prenda, a receita do bolo de iogurte, o nome do livro de que te falaram.

Misturá-las parece prático. Na prática, estraga as duas coisas: a lista de tarefas enche-se de linhas que não se podem marcar, e as informações úteis desaparecem no meio de coisas para fazer.

A regra: isto marca-se?

É o único teste. «Ligar ao canalizador» marca-se. «4207, o código da arrecadação das bicicletas» não se marca — e no dia em que se marca por engano, perde-se a informação.

Uma tarefa tem um fim. Uma nota tem um tempo de vida: serve até deixar de servir, e depois apaga-se sem cerimónia.

Escrever à vontade, encontrar pela pesquisa

O erro clássico com as notas é querer arrumá-las. Pastas, categorias, etiquetas — e meia hora gasta a decidir onde vai uma ideia de prenda. Três meses depois, já não nos lembramos da pasta, e procura-se.

Portanto: escreve à vontade, e confia na pesquisa. A única disciplina que vale a pena é escrever uma primeira linha parecida com o que vais procurar — «Ideias de prendas Saori», «Código da arrecadação das bicicletas». É o teu título, e é o que vais escrever daqui a seis meses.

A passagem de nota a tarefa

Algumas notas transformam-se em coisas para fazer. A ideia de prenda transforma-se em «encomendar antes do dia 12». A receita transforma-se em «comprar os ingredientes». É o momento em que ela muda de natureza, e em que deve mudar de lugar.

O gesto deve ser rápido — uma nota que se transforma em tarefa com um toque, em vez de com copiar e colar. Senão, não se faz, e a intenção fica numa nota que não se volta a ler.

E as notas ligadas a uma tarefa

O terceiro caso, muitas vezes esquecido: a informação que só faz sentido junto de uma tarefa. O número do processo para a chamada ao seguro, a morada da consulta, o que é preciso lembrar de perguntar. Isto não merece nem uma tarefa, nem uma nota à parte: guarda-se na tarefa, e desaparece com ela quando está feita.

É um pequeno pormenor de organização que evita muitas procuras no pior momento — tipicamente na sala de espera, quando se procura o número que se tinha apontado algures.

Perguntas frequentes