Een notitie is nog geen taak

Er zijn twee soorten dingen die je opschrijft. Dingen die je gaat doen — bellen, versturen, kopen — en dingen die je gewoon wilt bewaren: een deurcode, een cadeau-idee, het recept van de yoghurtcake, de naam van het boek waarover iemand je vertelde.

Ze door elkaar halen lijkt handig. In de praktijk beschadigt het allebei: de takenlijst raakt vol met regels die je niet kunt afvinken, en nuttige informatie verdwijnt tussen dingen die je nog moet doen.

De regel: kun je het afvinken?

Dat is de enige test. « De loodgieter bellen » kun je afvinken. « 4207, de code van de fietsenkelder » niet — en op de dag dat je hem per ongeluk afvinkt, ben je de informatie kwijt.

Een taak heeft een einde. Een notitie heeft een levensduur: hij dient tot hij niet meer dient, en dan verwijder je hem zonder plichtplegingen.

Lukraak schrijven, terugvinden met zoeken

De klassieke fout met notities is ze willen ordenen. Mappen, categorieën, labels — en een half uur bezig met beslissen waar een cadeau-idee thuishoort. Drie maanden later herinner je je de map niet meer, en ga je zoeken.

Dus: schrijf lukraak, en vertrouw op de zoekfunctie. De enige discipline die de moeite waard is, is het schrijven van een eerste regel die lijkt op wat je later zult zoeken — « Cadeau-ideeën Saori », « Code fietsenkelder ». Dat is je titel, en dat is wat je over zes maanden intypt.

De overgang van notitie naar taak

Sommige notities worden dingen om te doen. Het cadeau-idee wordt « bestellen voor de 12e ». Het recept wordt « ingrediënten kopen ». Dat is het moment waarop het van aard verandert, en waarop het van plek moet veranderen.

Dat gebaar moet kort zijn — een notitie die in één tik een taak wordt, in plaats van kopiëren-plakken. Anders doe je het niet, en blijft de bedoeling in een notitie staan die je niet meer terugleest.

En de notities die bij een taak horen

Het derde geval, vaak vergeten: de informatie die alleen samen met een taak zin heeft. Het dossiernummer voor het telefoontje naar de verzekering, het adres van de afspraak, wat je nog moet vragen. Dat verdient geen eigen taak en geen aparte notitie: dat hoort bij de taak, en verdwijnt met hem zodra hij gedaan is.

Het is een klein organisatorisch detail dat je veel gezoek op het verkeerde moment bespaart — meestal in de wachtkamer, wanneer je het nummer zoekt dat je ooit ergens hebt opgeschreven.

Veelgestelde vragen