Una nota todavía no es una tarea

Hay dos tipos de cosas que escribimos. Las que vamos a hacer —llamar, enviar, comprar— y las que simplemente queremos guardar: un código de portal, una idea de regalo, la receta del bizcocho de yogur, el título del libro que te recomendaron.

Mezclarlas parece práctico. En la práctica, estropea las dos cosas: la lista de tareas se llena de líneas que no se pueden marcar, y la información útil desaparece entre cosas por hacer.

La regla: ¿se puede marcar?

Es la única prueba. «Llamar al fontanero» se marca. «4207, el código del trastero de bicis» no se marca; y el día que la marcas por error, pierdes la información.

Una tarea tiene un final. Una nota tiene una vida útil: sirve hasta que deja de servir, y entonces se borra sin ceremonias.

Escribir sin orden, encontrar con la búsqueda

El error clásico con las notas es querer ordenarlas. Carpetas, categorías, etiquetas... y media hora decidiendo dónde va una idea de regalo. Tres meses después, ya no te acuerdas de la carpeta, y te toca buscar.

Así que: escribe sin orden, y confía en la búsqueda. La única disciplina que merece la pena es escribir una primera línea que se parezca a lo que buscarás —«Ideas de regalo para Saori», «Código del trastero de bicis»—. Ese es tu título, y es lo que teclearás dentro de seis meses.

El paso de nota a tarea

Algunas notas se convierten en cosas por hacer. La idea de regalo pasa a ser «encargarlo antes del 12». La receta pasa a ser «comprar los ingredientes». Ese es el momento en que cambia de naturaleza, y en que debe cambiar de sitio.

El gesto tiene que ser corto: una nota que se convierte en tarea con un toque, no con un copia y pega. Si no, no lo haces, y la intención se queda en una nota que no volverás a leer.

Y las notas pegadas a una tarea

El tercer caso, a menudo olvidado: la información que solo tiene sentido junto a una tarea. El número de expediente para la llamada al seguro, la dirección de la cita, lo que hay que recordar preguntar. Eso no merece ni una tarea ni una nota aparte: se guarda en la tarea, y desaparece con ella una vez hecha.

Es un pequeño detalle de organización que evita muchas búsquedas en el peor momento —normalmente en la sala de espera, cuando buscas el número que habías anotado en algún sitio.

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