Eine Notiz ist noch keine Aufgabe

Es gibt zwei Arten von Dingen, die man aufschreibt. Solche, die man erledigen will – anrufen, verschicken, kaufen – und solche, die man einfach nur behalten will: ein Türcode, eine Geschenkidee, das Rezept für den Joghurtkuchen, der Titel des Buchs, von dem dir jemand erzählt hat.

Beides zu vermischen wirkt praktisch. In der Praxis schadet es beidem: Die Aufgabenliste füllt sich mit Zeilen, die man nicht abhaken kann, und nützliche Informationen verschwinden zwischen lauter Dingen, die zu erledigen sind.

Die Regel: Lässt es sich abhaken?

Das ist der einzige Test. „Klempner anrufen“ lässt sich abhaken. „4207, der Code für den Fahrradkeller“ nicht – und hakst du es versehentlich doch ab, ist die Information weg.

Eine Aufgabe hat ein Ende. Eine Notiz hat eine Lebensdauer: Sie ist nützlich, bis sie es nicht mehr ist – und dann wird sie ohne Umstände gelöscht.

Drauflos schreiben, über die Suche wiederfinden

Der klassische Fehler bei Notizen ist, sie ordnen zu wollen. Ordner, Kategorien, Labels – und eine halbe Stunde damit verbracht, zu entscheiden, wohin eine Geschenkidee gehört. Drei Monate später erinnert man sich nicht mehr an den Ordner und sucht.

Also: Schreib drauflos, und verlass dich auf die Suche. Die einzige Disziplin, die sich lohnt, ist, eine erste Zeile zu schreiben, die dem ähnelt, wonach du später suchen wirst – „Geschenkideen Saori“, „Code Fahrradkeller“. Das ist dein Titel, und das ist es, was du in sechs Monaten eintippen wirst.

Vom Übergang: Notiz wird Aufgabe

Manche Notizen werden zu Dingen, die zu erledigen sind. Aus der Geschenkidee wird „bis zum 12. bestellen“. Aus dem Rezept wird „Zutaten kaufen“. Das ist der Moment, in dem sich ihre Natur ändert – und in dem sie den Ort wechseln muss.

Der Vorgang muss kurz sein – eine Notiz, die sich mit einem Antippen in eine Aufgabe verwandelt, statt mit Kopieren und Einfügen. Sonst macht man es nicht, und die Absicht bleibt in einer Notiz stecken, die man nie wieder liest.

Und die Notizen, die an einer Aufgabe hängen

Der dritte Fall wird oft vergessen: Informationen, die nur zusammen mit einer Aufgabe Sinn ergeben. Die Fallnummer für den Anruf bei der Versicherung, die Adresse des Termins, was man unbedingt fragen sollte. Das verdient weder eine eigene Aufgabe noch eine eigene Notiz: Es gehört an die Aufgabe, und verschwindet mit ihr, sobald sie erledigt ist.

Das ist ein kleines organisatorisches Detail, das viel Suchen im falschen Moment erspart – typischerweise im Wartezimmer, wenn man nach der Nummer sucht, die man irgendwo notiert hatte.

Häufige Fragen